Automatisierte Dokumentenablage
Szenario:
Ein zentraler Eingangsordner wird kontinuierlich überwacht.
Ablauf:
- Dokument wird abgelegt (z. B. Scan, E-Mail-Export, Download)
- Scovadoc Flow analysiert Inhalt (Datum, Dokumententyp, Thema)
- Automatische Benennung nach definierten Regeln
- Verschiebung in passenden Zielordner
Beispiel:
Eingang: scan_001.pdf
→ Analyse: Rechnung Strom März 2024
→ Ausgabe: 2024-03-15_Rechnung_Stromanbieter.pdf
→ Ziel: /Finanzen/Strom/
Nutzen:
- Kein manuelles Sortieren
- Einheitliche Struktur
- Sofort auffindbare Dokumente
Öffentliche Verwaltung
Szenario:
Posteingang einer Kommune oder Behörde
Typische Dokumente:
- Bescheide
- Anträge
- Widersprüche
- Rechnungen
- Bürgerkorrespondenz
Ablauf:
- Scanstraße oder E-Mail-Postfach → Übergabe an Scovadoc Flow
- Automatische Klassifizierung nach Fachbereich (z. B. Ordnungsamt, Bauamt)
- Ablage in strukturierte DMS-Vorbereitung
Beispiel:
Eingang: dokument.pdf
→ "Antrag Bewohnerparkausweis Müller"
→ Ziel: /Ordnungsamt/Parken/Anträge/
Mehrwert:
- Entlastung der Sachbearbeitung
- Reduzierung von Fehlern
- Grundlage für spätere DMS-Integration
Mittelstand & Unternehmen
Szenario:
Rechnungs- und Vertragsmanagement
Ablauf:
- Dokumente aus E-Mail oder ERP werden in Sammelordner gelegt
- Automatische Benennung + Zuordnung
Beispiele:
- Rechnungen →
/Finanzen/Eingangsrechnungen/ - Verträge →
/Verträge/Lieferanten/ - Angebote →
/Vertrieb/Angebote/
Beispiel-Dateiname:
2024-04-02_Vertrag_IT-Dienstleister_XYZ.pdf
Mehrwert:
- Schneller Zugriff für Buchhaltung & Einkauf
- Weniger Abstimmungsaufwand
- Struktur ohne DMS-Zwang
Kanzleien & Beratung
Szenario:
Mandantenbezogene Dokumentenstruktur
Ablauf:
- Dokumente werden automatisch Mandanten zugeordnet
- Einheitliche Benennung nach Fall/Datum
Beispiel:
2024-01-12_Schriftsatz_Klage_Meier.pdf
→ /Mandanten/Meier/Verfahren_X/
Mehrwert:
- Einheitliche Aktenführung
- Schneller Zugriff im Tagesgeschäft
- Reduzierte Fehlerquote
Gesundheitswesen
Szenario:
Patientenbezogene Dokumente (unter Beachtung lokaler Verarbeitung)
Ablauf:
- Scans aus Praxis/Klinik werden analysiert
- Zuordnung nach Dokumententyp (Befund, Rechnung, Arztbrief)
Beispiel:
2024-02-20_Arztbrief_Kardiologie.pdf
→ /Patienten/Schmidt/Briefe/
Mehrwert:
- Strukturierte Patientenakten
- Zeitersparnis im Praxisalltag
- Datenschutz durch On-Premise-Verarbeitung
Bau & Handwerk
Szenario:
Projektbezogene Dokumentenorganisation
Ablauf:
- Angebote, Rechnungen, Pläne werden automatisch Projekten zugeordnet
Beispiel:
2024-03-10_Rechnung_Bauprojekt_Musterstraße.pdf
→ /Projekte/Musterstraße/Rechnungen/
Mehrwert:
- Übersicht über laufende Projekte
- Klare Trennung nach Baustellen
- Schnellere Abrechnung
Privatnutzer & Home Office
Szenario:
Digitaler Papierkorb wird zur strukturierten Ablage
Ablauf:
- Scans oder Downloads landen im Eingang
- Automatische Sortierung nach Themen
Beispiel:
2024-01-05_Kündigung_Stromvertrag.pdf
→ /Privat/Verträge/
Mehrwert:
- Ordnung ohne Aufwand
- Wiederfinden in Sekunden
- Ideal für Steuer & Unterlagen
Erweiterter Use Case: Regelbasierte Automatisierung
Szenario:
Individuelle Regeln + KI kombiniert
Beispiel-Regeln:
- „Wenn Dokument enthält Versicherung → Ordner Versicherungen“
- „Wenn Absender = Stadt → Ordner Behörden“
Mehrwert:
- Anpassbar an jede Organisation
- Kombination aus Logik + KI
- Skalierbar für große Datenmengen