1. Allgemeine Hinweise
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen.
Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Software „Scovadoc Flow“.
2. Anbieter der Software
Anbieter der Software „Scovadoc Flow“ ist:
3. Bereitstellung der Software
Die Bereitstellung der Software zum Download erfolgt über diese Website. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Besuch der Website richtet sich nach der allgemeinen Datenschutzerklärung. Im Rahmen der Software-Nutzung selbst erhält der Anbieter keinen Zugriff auf die lokal durch den Nutzer verarbeiteten Dokumentinhalte.
4. Art der Verarbeitung durch die Software
Die Software „Scovadoc Flow“ dient der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten und Dateien.
Dabei können – abhängig von den durch den Nutzer verarbeiteten Inhalten – auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere:
- Dokumentinhalte (z. B. Texte in PDF- oder Bilddateien)
- Dateinamen
- Metadaten von Dateien
Die konkrete Verarbeitung hängt ausschließlich von der Nutzung durch den Anwender ab.
5. Lokale Verarbeitung (On-Premise)
Die Verarbeitung sämtlicher Daten erfolgt ausschließlich lokal auf dem Endgerät bzw. innerhalb der IT-Infrastruktur des Nutzers.
- Es erfolgt keine Übertragung von Dokumentinhalten oder im Rahmen der Nutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten an externe Server.
- Es findet keine Cloud-Verarbeitung statt
- Es werden keine personenbezogenen Daten an den Anbieter oder Dritte übermittelt
Die Software ist insbesondere für den Einsatz in datenschutzsensiblen Umgebungen wie Behörden, öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen konzipiert.
5.1 Lizenzprüfung
Zur Sicherstellung der Lizenzgültigkeit nimmt die Software in regelmäßigen Abständen (in der Regel alle sieben Tage) eine Verbindung zu einem Server des Anbieters auf.
Dabei werden ausschließlich technisch notwendige Informationen verarbeitet, insbesondere:
- Lizenzschlüssel oder Lizenz-ID
- technische Systeminformationen (z. B. anonymisierte Gerätekennung)
- Softwareversion
- Zeitpunkt der Anfrage
Es werden keine Dokumentinhalte oder durch die Software verarbeiteten Daten übertragen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Überprüfung der Lizenzberechtigung.
Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung der Lizenznutzung)
6. Einsatz von KI-Komponenten
Die Software kann zur Analyse von Dokumenten lokale KI-Modelle (z. B. Large Language Models) einsetzen.
Diese Verarbeitung erfolgt:
- ausschließlich lokal
- ohne Verbindung zu externen KI-Diensten
- ohne Übertragung von Daten an Dritte
Eine Weitergabe von Dokumentinhalten an externe Anbieter findet nicht statt.
6.1 Art der Datenverarbeitung
Im Rahmen der Nutzung von Scovadoc Flow werden Inhalte von Dokumenten automatisiert analysiert. Dies kann auch personenbezogene Daten umfassen, sofern diese in den verarbeiteten Dokumenten enthalten sind.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich lokal auf dem System des Nutzers.
Einsatz von KI-Technologien
Zur Analyse können lokal installierte KI-Komponenten eingesetzt werden (z. B. Ollama). Diese verarbeiten Inhalte ausschließlich innerhalb der lokalen Systemumgebung. Eine Übertragung an den Anbieter erfolgt nicht.
7. Protokollierung und temporäre Datenverarbeitung
Zur Sicherstellung des Betriebs sowie zur Fehleranalyse können innerhalb der Software technische Protokolle (Logs) erstellt werden.
Diese enthalten in der Regel ausschließlich technische Informationen, insbesondere Statusinformationen und Fehlermeldungen.
Eine gezielte Speicherung von Dokumentinhalten durch den Anbieter erfolgt nicht.
Die Protokollierung sowie die konkrete Ausgestaltung, Speicherung und Auswertung von Logdaten liegen im Verantwortungsbereich des Nutzers. Soweit Logdaten gespeichert werden, erfolgt dies grundsätzlich lokal innerhalb der Systemumgebung des Nutzers, sofern keine abweichende, vom Nutzer veranlasste Konfiguration vorgenommen wird.
8. Rollen und Verantwortlichkeiten
Die Nutzung der Software erfolgt eigenverantwortlich durch den Nutzer.
Soweit im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt diese Verarbeitung ausschließlich in der Sphäre des Nutzers und unter dessen datenschutzrechtlicher Verantwortung im Sinne der DSGVO.
Der Nutzer ist insbesondere dafür verantwortlich, die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten festzulegen sowie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherzustellen.
Der Anbieter der Software erhält keinen Zugriff auf die im Rahmen der Nutzung verarbeiteten Daten und ist an dieser Verarbeitung nicht beteiligt.
9. Verantwortung des Nutzers
Der Nutzer ist dafür verantwortlich,
- die Software datenschutzkonform einzusetzen
- dies gilt insbesondere bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO.
Dies gilt insbesondere für den Einsatz in Organisationen, Behörden oder Unternehmen.
10. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder Weiterentwicklungen der Software anzupassen. Es gilt die jeweils zum Zeitpunkt der Nutzung veröffentlichte Version.