Smart Posteingang

10.04.2026 Codename Falcon, ab Version 2.0.0

Grundprinzip

Der Smart Posteingang analysiert Dokumente automatisch und sortiert sie basierend auf Schlüsselwörtern (Keywords) in vordefinierte Zielordner. Jede Regel prüft, ob ein Dokument bestimmte Wörter enthält – und wenn ja, wohin es verschoben wird.

(Einfaches Regelset mit Keyword-Gewichtung, Ausschluss-Keywords und eingesetzter AND-Logik, siehe rechte Seite (seit Version 1.0.6))

1. Regel-Aufbau

Eine Regel besteht aus:

Feld	Bedeutung
Name	Bezeichnung der Regel (z. B. „Rechnungen“)
Keywords	Wörter, nach denen gesucht wird (mit oder ohne Gewichtung)
Ausschluss-Keywords	Wörter, die das Dokument ausschließen (z. B. „Entwurf“)
Mindesttreffer	Wie viele Keywords mindestens vorkommen müssen (AND-Logik)
Gewichtung	Optional: Unterschiedliche Wichtigkeit der Keywords
Priorität	Höhere Zahl = Regel wird zuerst geprüft
Zielordner	Relativer oder absoluter Pfad

2. Matching & Scoring

2.1 Einfache Keywords (ohne Gewichtung)

Jedes gefundene Keyword zählt als 1 Punkt.

Beispiel: Keywords = "rechnung", "zahlung", "brutto", Mindesttreffer = 2

Dokument enthält "rechnung" und "brutto" → 2 Treffer → Regel greift
Dokument enthält nur "rechnung" → 1 Treffer → Regel greift nicht

2.2 Gewichtete Keywords

Jedem Keyword wird eine Zahl (Gewicht) zugewiesen. Der Score ist die Summe der Gewichte aller gefundenen Keywords

Beispiel:

In einem Dokument kommen die Wörter 10x Rechnung, 5x Zahlung und 1x Kunde vor. Wenn jedes dieser Wörter je eine Gewichtung von 1 Punkt pro Fund erzielt ergebe dies folgenden Score und Regeltreffer.

Gefundene Keywords	Score	Regel greift?
rechnung (10) + zahlung (5)	15	✅ Ja
rechnung (10) allein	10	✅ Ja (wenn Mindesttreffer = 1)
kunde (1) allein	1	⚠️ Nur wenn Mindesttreffer = 1

2.3 Mindesttreffer (AND-Logik)

Legt fest, wie viele Keywords (ohne Gewichtung) mindestens vorkommen müssen, damit die Regel greift.

Mindesttreffer	Bedeutung
1	Mindestens 1 Keyword muss vorkommen (ODER-Logik)
2	Mindestens 2 verschiedene Keywords müssen vorkommen (AND-Logik)
3	Mindestens 3 verschiedene Keywords müssen vorkommen

Beispiel mit Mindesttreffer = 2:

Dokument enthält nur "rechnung" → ❌ nur 1 Keyword → greift nicht
Dokument enthält "rechnung" und "zahlung" → ✅ 2 Keywords → greift

3. Regel-Auswahl bei mehreren Treffern

Wenn mehrere Regeln auf ein Dokument zutreffen, wird nach folgendem Verfahren entschieden:
1. Höchster Score (Summe der Gewichte) gewinnt
2. Bei gleichem Score: Höhere Priorität gewinnt
3. Bei gleicher Priorität: Erste Regel in der Liste gewinnt

Beispiel:

Regel	Score	Priorität	Ergebnis
Rechnungen	15	10	✅ Gewinnt
Verträge	12	10	—
Mahnungen	15	5	— (Score gleich, aber niedrigere Priorität)

4. Ausschluss-Keywords

Wenn ein einziges Ausschluss-Keyword im Dokument gefunden wird, wird die Regel komplett ignoriert – unabhängig von positiven Treffern.

Beispiel: Ausschluss = "entwurf", "storno"

Dokument enthält	Regel greift?
`"rechnung"` + `"zahlung"`	✅ Ja
`"rechnung"` + `"entwurf"`	❌ Nein (Ausschluss)

5. Zielordner

Pfad-Typ	Beispiel	Ergebnis
Relativ	`"Rechnungen"`	Ordner wird im Basis-Ausgangsordner erstellt
Absolut	`"D:\Dokumente\Rechnungen"`	Ordner wird direkt unter D:\Dokumente erstellt
Netzwerk (UNC)	`"\\server\share\Rechnungen"`	Ordner wird auf dem Netzwerklaufwerk erstellt

6. Fallback-Ordner

Wenn keine Regel auf ein Dokument zutrifft, wird der Fallback-Ordner verwendet. Ist keiner definiert, bleibt das Dokument im Haupt-Ausgangsordner.

7. Zusammenfassung der Entscheidungslogik

1. Dokument wird eingelesen
2. Für jede Regel (sortiert nach Priorität):
   a) Prüfe Ausschluss-Keywords → wenn gefunden: Regel überspringen
   b) Zähle Treffer (Anzahl verschiedener Keywords)
   c) Wenn Treffer >= Mindesttreffer:
      - Berechne Score = Summe der Gewichte
      - Merke Regel mit höchstem Score
3. Gewinner-Regel wird angewendet → Dokument wandert in Zielordner
4. Keine Regel getroffen → Fallback-Ordner

8. Best Practices

Tipp	Begründung
Mindesttreffer = 2 verwenden	Vermeidet Fehlzuordnungen durch einzelne Zufallswörter
Gewichtung für wichtige Begriffe	„Rechnung“ (10) ist ggf. wichtiger als „Kunde“ (5)
Ausschluss-Keywords nutzen	Verhindert, dass falsch einsortiert wird
Priorität für Überschneidungen	Wenn Dokument Rechnung UND Vertrag ist, entscheidet Priorität
Regeln exportieren/importieren	Sicherung und Teilen von Regelsätzen möglich

8.1 Beispiel-Regel (optimal)

In einem Dokument kommen die Wörter 1x Rechnung, 1x Zahlung und 1x Betrag vor. Wenn jedes dieser Wörter je eine Gewichtung von 1 Punkt pro Fund erzielt ergebe dies folgenden Score und Regeltreffer.

Regelname: Rechnungen
Keywords (gewichtet):
  10 rechnung
   8 rechnungsnummer
   5 zahlung
   3 betrag
Score: 10 + 5 + 3 = 18
Ausschluss: entwurf, storno, mahnung
Mindesttreffer: 2
Priorität: 10
Zielordner: Rechnungen

Ergebnis: Das Dokument wird in den Ordner „Rechnungen“ verschoben, weil Mindesttreffer 2 der Keywords vorkommen und kein Ausschluss-Keyword gefunden wurde.

Merke: Würde eine andere Regel xyz mit einer höheren Priorität ebenfalls greifen und sämtliche Parameter wären identisch, würde die andere Regel xyz greifen.

08.04.2026 Codename Radler, bis Version 1.0.5

Dokumente landen im falschen Ordner

Sie haben beobachtet, dass Dokumente, die eigentlich in den Ordner Technik (wegen Keyword protokoll) sollten, stattdessen im Ordner Buchhaltung landen. Die Ursache liegt im Zusammenspiel von mehreren zutreffenden Regeln und der Priorität.

Bei der Zuordnung wird die Regel mit der höchsten Priorität verwendet, deren Keywords im Dokumenttext oder im erkannten Titel vorkommen.

Das bedeutet:
Wenn ein Dokument sowohl ein Keyword aus Buchhaltung (z. B. rechnung) als auch ein Keyword aus Technik (z. B. protokoll) enthält, dann gewinnt Buchhaltung, weil deren Priorität (10) höher ist als die von Technik (8) -> siehe folgendes Bild.

(Smart Posteingang mit einigen falsch priorisierten Regeln und zu allgemeinen Keywords)

Typische Ursache in diesem Fall

Regel Buchhaltung (Priorität 10) enthält Keywords wie:

rechnung
zahlungsaufforderung
mahnung

Ihre Regel Technik (Priorität 8) enthält:

protokoll
abnahme
service
techniker

Wenn das analysierte Dokument, ein Protokoll eines Technikers, sowohl das Wort protokoll als auch rechnung enthält, dann treffen beide Regeln zu. Wegen der höheren Priorität wird das Dokument jedoch in den Ordner Buchhaltung abgelegt.

Lösungen

Ausschluss-Keywords anwenden (seit Version 1.0.5)
Im genannten Fall bleiben z. B. rechnung, rechnungsnummer gesetzte Keywords, jedoch das Wort Protokoll aus Ausschluss-Keyword. Dies verhindert, dass die Zuordnung eines Protokolls, in dem das Wort rechnung vorkommt, unmittelbar in den Ordner Rechnung erfolgt.

(Regelset für Private mit Ausschluss-Keywords, siehe rechte Seite (seit Version 1.0.5))

Starter Regelsets können Sie im Download Bereich herunterladen.

Priorität anpassen
Setzen Sie die Priorität von Technik auf einen Wert höher als 10 (z. B. 11). Dann gewinnt Technik, falls beide Regeln matchen.

Keywords präzisieren
Bei Buchhaltung: Verwenden Sie exaktere Begriffe, die nicht versehentlich auf technische Dokumente passen (z. B. rechnungsnummer, zahlungsziel).

Vermeiden Sie zu allgemeine Keywords wie service, wenn diese auch in anderen Kontexten vorkommen.

Dokumente untersuchen
Prüfen Sie, ob die betroffenen Dateien tatsächlich beide Begriffe enthalten. Sie können die extrahierten Texte im Log nachverfolgen.